Page 1 of 17
Case Study
©2022 | mainsim - what maintenance can be | Visit: www.mainsim.com
I vantaggi del CMMS
nel Food & Beverage
Case study
Page 2 of 17
©2022 | mainsim - what maintenance can be | Visit: www.mainsim.com
Oltre la manutenzione
Perché questo case study è interessante?
Il settore Food&Beverage è un ambiente particolare, perché sottoposto a stringenti normative
alimentari.
Può un CMMS unire i puntini tra manutenzione, produzione, controllo dei costi e
compliance normativa?
In questo case study vediamo insieme come Aromata Group ha affrontato il problema con
successo.
Introduzione
Molto spesso la manutenzione viene percepita in azienda come un mondo sommerso, di cui
si conosce ben poco. Eppure il suo ruolo ha un impatto immediato sul budget, sull’efficienza,
l’affidabilità degli impianti e sulla sicurezza. Oltre che, ovviamente, sulla produzione.
Un CMMS può fare luce su tutti questi aspetti, aiutando il plant manager a gestire meglio le
proprie risorse, scovare i colli di bottiglia, rendere misurabili i risultati e abbattere i silos che
dividono la manutenzione dagli altri reparti, migliorando l’efficienza e la rapidità di azione
lungo i vari touchpoint.
L’azienda
AromataGroup è un gruppo di aziende dedicate alla produzione e distribuzione di aromi,
coloranti e ingredienti per l’industria alimentare e delle bevande, per la cosmesi e per il
settore farmaceutico.
La produzione è attualmente dislocata negli stabilimenti di Bresso, Concorezzo e
Gessate, ospitata all’interno di strutture moderne volte alla sostenibilità, realizzate grazie
ad un continuo investimento di risorse.
Page 3 of 17
©2022 | mainsim - what maintenance can be | Visit: www.mainsim.com
Un approccio olistico
alla manutenzione
Negli ultimi anni il gruppo Aromata si è trovato ad affrontare un contesto di forte
crescita interna che ha portato l’azienda a passare da una superficie produttiva di
1500 mq a 25mila.
Un tale contesto ha reso necessario rivedere i propri processi a attrezzarsi adeguatamente
per far fronte a nuove sfide.
Il CMMS assume così un ruolo che non è più soltanto quello di rispondere ad esigenze che
sono peculiari della manutenzione degli impianti, ma va ben oltre, abbracciando tutte
le altre funzioni aziendali che - in diversa misura - condividono dei touchpoint con la
manutenzione.
“Man mano che l’azienda cresceva, lo sviluppo era
talmente veloce che dovevamo farci aiutare da un sistema
che ci supportasse nella gestione del guasto, nello
scoprire tutte quelle problematiche e quelle difficoltà che
prima restavano nascoste all’interno delle nostre quattro
mura, all’interno del nostro perimetro di attività.”
Antonio Di Giorgio, Plant Engineering Manager @ Aromata Group
“Serviva un sistema in grado di rispondere sia alle
necessità del nostro settore, il Food & Beverage, soggetto
a normative particolari, che a quelle di efficientamento
degli impianti e di tutti i processi che ruotano intorno alla
produzione, e non solo.”
Lorenzo Bertini, Plant Master Planning @ Aromata Group
Produzione
Operations & Supply Chain
Controllo di Gestione
Controllo Qualità
Facility Management
Page 4 of 17
©2022 | mainsim - what maintenance can be | Visit: www.mainsim.com
Selezionare obiettivi misurabili
Ogni progetto di implementazione di un CMMS parte necessariamente dalla selezione degli obiettivi.
Obiettivi che devono essere commisurati al livello di maturità aziendale e soprattutto misurabili.
Nel caso oggetto di questo studio, gli obiettivi stabiliti prevedono 4 aree principali di intervento, ciascuna delle quali
corredata da metriche e KPI specifici.
Area di intervento Come si misura Obiettivi
Service Management Metriche e KPI che servono a monitorare i
tempi in relazione al servizio
Monitorare i flussi e i processi di
manutenzione di impianti e facility
Asset Management Metriche e KPI che hanno come obiettivo il
monitoraggio dei valori propri dell’ingegneria
di manutenzione
Analizzare i guasti e le performance degli
impianti di produzione
Cost Control Metriche e KPI che hanno come obiettivo la
definizione e l’imputazione dei costi associati
agli asset e ai processi
Fare luce sui costi associati alla
manutenzione e ai fornitori
Compliance Management Metriche e KPI che misurano lo stato di
compliance normativa
Gestire i permessi di lavoro e i rischi legati
alla sicurezza alimentare, ambientale e dei
lavoratori
$
Service Management
Asset Management
Cost Control
Compliance Management
Page 5 of 17
©2022 | mainsim - what maintenance can be | Visit: www.mainsim.com
1. Service Management
La gestione del Service riguarda l’impostazione e il monitoraggio del flusso di lavoro a
partire dalla segnalazione di un problema, di un guasto o la richiesta di un’attività, fino
alla sua risoluzione ed eventuale rendincontazione finale.
A seconda della complessità dei processi, il workflow può essere più o meno strutturato,
arrivando a coinvolgere diversi reparti aziendali e fornitori esterni.
Monitorare lo stato di
avanzamento dei singoli ticket
Monitorare i tempi di
lavorazione delle singole fasi
Conoscere e differenziare le
problematiche riscontrate
Analizzare i processi per scovare
colli di bottiglia e inefficienze
Velocizzare lo scambio di
informazioni tra reparti
Una corretta gestione del flusso di lavoro consente di monitorare i tempi necessari al
completamento di ciascuna fase e di imputarne i costi.
Le segnalazioni vengono raccolte tramite Wizard, il portale di richiesta rapida, la cui
configurazione consente da un lato di assistere l’utente nella segnalazione guidandolo fino
all’apertura del ticket, dall’altra di differenziare in modo evidente le varie problematiche
riscontrate, elemento che sarà molto utile per l’analisi delle performance.
Cosa permette di fare?
Page 6 of 17
©2022 | mainsim - what maintenance can be | Visit: www.mainsim.com
La configurazione del Wizard
Il portale è stato configurato in modo da rispondere ad esigenze diverse a seconda della
natura del problema, di quali sono i beni coinvolti o del ruolo di chi accede al sistema
per aprire la richiesta.
Una procedura guidata consente all’utente di definire la problematica in pochi possaggi,
assistendolo step by step fino all’apertura del ticket.
Di seguito i principali vantaggi del Wizard. Nei prossimi paragrafi vediamo invece nel
dettaglio quali sono gli step inseriti da Aromata nella configurazione del portale.
Eliminare errori e omissioni durante la compilazione del ticket
Velocizzare la comunicazione e il passaggio di informazioni
Tracciare le richieste
Definire la natura del problema
Allegare foto e documenti
Eliminare carta e penna
Principali benefici:
“Ogni problematica viene inserita in autonomia dagli
operatori all’interno del portale. Siamo passati da un
qualcosa di cartaceo che era ingestibile, a qualcosa di
veramente semplice e veramente utile.”
Antonio Tirini, Responsabile di Produzione @ Aromata Group
Stabilimento di Concorezzo
Page 7 of 17
©2022 | mainsim - what maintenance can be | Visit: www.mainsim.com
Step 1 - Definizione del problema
Il primo step nella procedura di apertura di un ticket con Wizard, serve a definire la
natura del problema.
A
B
C
Manutenzione Correttiva
Azioni di miglioramento
Nuovo progetto
Le azioni di manutenzione correttiva, o a guasto, riguardano tutti quelle
problematiche che possono insorgere su un impianto o all’interno di una struttura già
mappata in anagrafica.
Sono previste due tipologie di interventi correttivi:
• Richiesta di manutenzione: nel caso in cui il problema si sia verificato su di
un asset esistente e mappato in anagrafica per cui è necessario un intervento
manutentivo.
• Guasti generati da un errore di manovra: nel caso in cui la richiesta nasca da un
errore accidentale o una manovra non andata a buon fine.
Laddove i responsabili di reparto o la direzione intendano migliorare le prestazioni di
un asset già esistente.
Quando in un ambiente già mappato, che può essere la produzione, gli uffici, i
laboratori, etc. intenda aggiungere un nuovo asset necessario per svolgere una
nuova attività.
Nell’immagine sopra: il primo livello della procedura guidata di
richiesta rapida.
Page 8 of 17
©2022 | mainsim - what maintenance can be | Visit: www.mainsim.com
Step 2 - Ubicazione del problema
Step 3 - Identificazione della macro-area
Il secondo step nella procedura guidata richiede all’utente di selezionare lo stabilimento di
riferimento tra quello di Concorezzo, Gessate o Bresso.
Il terzo step della procedura guidata richiede all’utente di identificare la macro-area a cui si
riferisce il problema tra produzione, utilities, facility, IT e gestione normativa.
Nell’immagine sopra: il secondo livello della procedura guidata di
richiesta rapida.
Nell’immagine sopra: il terzo livello della procedura guidata di
richiesta rapida.
Page 9 of 17
©2022 | mainsim - what maintenance can be | Visit: www.mainsim.com
Step 4 - Selezione dell’asset
Step 5 e 6 - Perimetro componente
Il quarto step nella procedura di apertura richiede all’utente di selezionare l’asset
specifico a cui la richiesta si riferisce.
A seconda del percorso intrapreso dall’utente negli step precedenti, il sistema restituisce gli
asset associati allo stabilimento e alla macro-area selezionata.
Il quinto e il sesto step consentono all’utente, se ne ha le competenze necessarie, di
identificare il componente su cui è stato rilevato il guasto.
Questo permette di ottenere informazioni rilevanti per l’analisi dei guasti e delle cause
radice fin dalla fase di emissione della richiesta. Informazioni che saranno dunque inserite
all’interno dell’ordine di lavoro e successivamente analizzabili attraverso report specifici.
Page 10 of 17
©2022 | mainsim - what maintenance can be | Visit: www.mainsim.com
Workflow e gestione degli OdL
La suddivisione del workflow in fasi operative consente di monitorare in modo
preciso e puntuale lo stato di avanzamento dei lavori e il tempo impiegato per
completare ciascuna fase operativa.
L’obiettivo è quello di riuscire a tracciare l’intero processo manutentivo, aiutando
il Plant Manager a isolare tutti quei tempi che non sono dovuti al tempo operativo
del manutentore (wrench time), identificare eventuali colli di bottiglia o inefficienze
riscontrate lungo il percorso e imputarle ad una fase specifica del workflow.
Un esempio di workflow:
Un nuovo OdL viene creato in fase Apertura. Il ticket viene valutato dall’ufficio tecnico
che provvederà ad assegnare direttamente la lavorazione al manutentore interno o al
fornitore esterno nel caso in cui il servizio sia previsto da contratto.
Già da questa fase è necessario il controllo dei parametri di gestione dei costi:
business unit, centro di costo, budget e codice articolo.
Se necessario, il ticket viene posto in fase di Ingegneria Specifica Tecnica, per
un’analisi tecnica e amministrativa.
Ultimata l’analisi, l’OdL potrà evolversi negli altri stati previsti fino ad essere inoltrato
all’ufficio acquisti per l’emissione dell’ordine.
Prima dell’inoltro all’ufficio acquisti potrebbe rendersi necessaria una valutazione
della direzione nel caso in cui si tratti di un Piano di miglioramento o di un Nuovo
progetto.
Terminata la parte amministrativa e schedulata la data dell’intervento, il ticket viene
assegnato al fornitore o al manutentore interno.
Il responsabile prende in carico l’OdL notifcando il passaggio di fase in Esecuzione.
Durante questa fase vengono evidenziati i tempi attivi di manutenzione (wrench time)
e gli eventuali tempi dedicati al cordinamento delle attività in campo.
Ultimata la fase operativa, il ticket viene portato in fase di Chiusura Tecnica.
Il supervisor controlla l’esecuzione della lavorazione e archivia l’OdL come
Completato.
Page 11 of 17
©2022 | mainsim - what maintenance can be | Visit: www.mainsim.com
2. Asset Management
Tutti i beni aziendali (asset produttivi + asset strutturali) sono stati meticolosammente
censiti su mainsim tramite un’anagrafica tecnica organizzata in modo gerarchico.
Per ciascuno di essi il sistema crea una scheda dell’asset, al cui interno sono disponibili - in
pochissimi clic - tutte le informazioni e i documenti relativi al bene in questione: a partire
dalle sue caratteristiche tecniche, fino ai piani di manutenzione e la cronologia degli
interventi.
Gli asset censiti sono stati etichettati con un QR-Code, in modo tale che all’operatore
che rileva un’anomalia o un guasto basti scansionare il codice con il proprio telefono
per richiamare le informazioni sull’asset.
Le performance degli impianti possono essere analizzate tramite dashboard
specifiche che ne monitorano l’andamento in tempo rale, oppure attraverso una
reportistica avanzata, la quale offre un maggior livello di dettaglio fotografando le
performance del macchinario in relazione ai guasti che si sono presentati sui singoli
componenti e ulteriori parametri come i costi sostenuti, gli effetti generati sul
processo e sulla sicurezza, piuttosto che i tempi di ripristino, quelli di produzione o di
perdita di produzione.
Nell’immagine a fianco: un esempio di QR-Code applicato ad un
sensore di pressione presso il sito di Concorezzo
Page 12 of 17
©2022 | mainsim - what maintenance can be | Visit: www.mainsim.com
Analisi dei guasti
L’analisi dei guasti rappresenta un elemento essenziale nella gestione degli impianti e
nella comprensione del guasto.
L’analisi delle cause radice o cause profonde (Root Cause Analysis) consente di definire in
modo accurato il perimetro di ciascun componente interessato da un guasto.
Per ciascuna anomalia, è possibile dunque analizzare:
• le cause che hanno portato al verificarsi del problema
• gli effetti che ha generato sul processo
• le soluzioni che sono state adottate
La definizione metodica di questi tre aspetti consente di ampliare l’albero dei guasti,
analizzandone la frequenza e valutandone la criticità con l’obiettivo di individuare quali
sono le azioni opportune per migliorare le prestazioni degli impianti e quindi della
produzione.
I risultati di questa analisi sono infine consultabili nel loro insieme e nel dettaglio tramite
una reportistica dedicata.
Fermo impianto Vs Fermo produzione:
Oltre alle classiche metriche che sono proprie dell’ingegneria della manutenzione, come
il Mean Time Between Failure (MTBF) o il Mean Time To Restore (MTTR), attributi
essenziali in termini di analisi produttiva e manutentiva sono il fermo macchina e il fermo
produzione.
Entrambi questi elementi, centrali nel monitoraggio delle performance degli impianti, sono
tracciati con mainsim, insieme all’impatto che il guasto può generare sulla sicurezza
alimentare, dei lavoratori o sull’ambiente.
Fermo macchina: non si verifica un fermo nella produzione poiché l’impianto o un suo
componente su cui si è verificato il guasto viene prontamente sostituito o viene applicata
una soluzione tampone.
Fermo produzione: il guasto provoca un fermo nella produzione.
L’obiettivo di questa differenziazione è quello di quantificare, tramite i KPI sopra descritti,
l’incidenza dei fermi macchina e produzione sulla capacità produttiva annuale di ogni
macchina.
Nell’immagine sopra: particolare dei campi all’interno dell’ordine
di lavoro, relativi al fermo macchina e fermo produzione
Page 13 of 17
©2022 | mainsim - what maintenance can be | Visit: www.mainsim.com
3. Cost Control
Il terzo obiettivo di questa implementazione si concentra sul controllo dei
costi e l’integrazione con SAP, con l’intento di abbattere i tempi di gestione e di
rendicontazione attraverso l’imputazione automatica dei costi associati alle diverse
attività manutentive.
Gli aspetti più interessanti che gravitano intorno a questo obiettivo sono l’integrazione con
SAP, l’integrazione con l’ERP aziendale e il monitoraggio dei centri di costo attraverso report
custom.
L’integrazione con SAP
L’integrazione permette di trasmettere i dati da un gestionale all’altro in modo automatico.
monitorando così le spese suddivise per centro di costo, per tipologia di processo, vendor,
responsabile dell’intervento e categoria dell’ordine di lavoro (correttiva, preventiva,
pianificata, etc.)
L’integrazione è composta da due parti:
- Sincronizzazione delle anagrafiche
- Inoltro delle richieste di acquisto (da qui in poi RdA) direttamente in SAP
In questo modo vengono attribuiti i corretti parametri amministrativi ad ogni Ordine di
Lavoro fin dalla fase di inserimento della richiesta per poi gestirli, attraverso varie fasi di
autorizzazione, fino all’inoltro della RdA all’ufficio acquisti, che provvederà all’emissione
degli ordini di acquisto (OdA) ai fornitori.
“L’integrazione con SAP è stata molto easy e oggi
davvero con pochi click, riusciamo a passare dalla
consuntivazione o preventivazione all’emissione
dell’ordine di acquisto.”
Stefano Bianchetti, operations & Supply Chain Manager @ Aromata Group
Page 14 of 17
©2022 | mainsim - what maintenance can be | Visit: www.mainsim.com
Il monitoraggio dei centri di costo
I costi associati agli Ordini di Acquisto sono monitorati attraverso una reportistica custom
con il dettaglio di tutte le spese suddivise per centro di costo, tipologia di processo, vendor,
manutentore o la categoria dell’ordine di lavoro (correttiva, migliorativa, etc.)
“Ad oggi siamo in grado, rispetto al passato, di monitorare
in maniera puntuale e precisa i costi all’interno del
nostro bilancio, con specifico riferimento al tracciamento
della business unit del centro di costo, informazioni per
noi rilevanti per misurare performance e obiettivi a cui
tendiamo per migliorare il nostro business.”
Anna Sangiovanni, Finance Manager @ Aromata Group
“Per quanto riguarda gli aspetti di supply chain
management diventa molto più semplice monitorare
i costi, trasmettere e tracciare ogni singolo rapporto
e tradurre molto velocemente i costi all’interno del
nostro ERP, comunicarli al fornitore e averli pronti per la
rendicontazione finanziaria.”
Stefano Bianchetti, Operations & Supply Chain Manager @ Aromata Group
Page 15 of 17
©2022 | mainsim - what maintenance can be | Visit: www.mainsim.com
4. Compliance normativa
In materia di sicurezza e di compliance normativa il CMMS può dare un contributo
importante nell’identificazione dei rischi in base all’asset e alla tipologia di lavoro.
Permessi di lavoro
Al fine di gestire le attività manutentive nelle aree di lavoro interne all’azienda, in conformità
a tutte le prescrizioni in materia di rischi (rischi specifici) e sicurezza, è possibile compilare
direttamente da sistema il Permesso di lavoro. Tale strumento descrive, informa e prescrive
quanto necessario implementare nelle aree di lavoro/intervento.
I permessi di lavoro sono associati all’asset e inseriti all’interno dell’ordine di lavoro attraverso
campi dinamici in cui sono riportate tutte le informazioni sulla base dei rischi.
Ciò consente al supervisor o al responsabile di risparmiare tempo nell’individuazione dei rischi
annessi a ciascuna attività e velocizzare il passaggio delle informazioni relative al rispetto delle
misure che è necessario osservare di volta in volta.
“I recenti audit che abbiamo ricevuto ci hanno
dimostrato quanto sia i valutatori dell’ATS che delle
ASL e degli organismi volontari di certificazione
abbiano apprezzato questo nuovo sistema, la cui
implementazione ci ha fornito un aiuto sostanziale e
formale veramente molto importante.”
Francesca Rondinella, Responsabile Controllo Qualità @ Aromata Group
Page 16 of 17
©2022 | mainsim - what maintenance can be | Visit: www.mainsim.com
Pensieri finali
Implementare il CMMS con mainsimWay
Un CMMS e uno strumento versatile, che necessita di essere adattato al contesto
aziendale in cui verrà introdotto per ripondere alle necessita peculiari del settore e agli
obiettivi che sono stati stabiliti in fase di implementazione.
È una fase delicata, dalla quale dipenderà in buona parte il successo e i modi in cui lo
strumento verrà utilizzato negli anni a venire.
Matteo Chioccioli, il project manager di mainsim che ha seguito l’implementazione per
Aromata, spiega cosi il successo del lavoro svolto:
“ A monte di tutto ci sono due fattori che non dovrebbero mai
mancare e che hanno svolto un ruolo decisivo nel permetterci di
costurire e consegnare una struttura complessa in tempi rapidi:
un mandato aziendale forte che ha consentito di assegnare una
risorsa interna al progetto e l’identificazione di questa figura
chiave con potere decisionale e una visione chiara degli obiettivi da
raggiungere.”
L’implementazione si è svolta seguendo le linee guida tracciate da mainsimWay, il metodo
di implementazione ingegnerizzato da mainsim e portato avanti dai nostri project manager:
Identificazione del key user, il responsabile del progetto
Definizione degli obiettivi
Definizione dei KPI e delle metriche che è opportuno monitorare
Implementazione di un progetto pilota per testare il sistema in modo veloce
all’interno di un perimetro limitato, prima di estenderlo al resto dell’azienda.
1
2
3
4