Visszaélés-bejelentési rendszer működésére vonatkozó szabályzat

1. A Szabályzat célja, jóváhagyása, felülvizsgálata
A(z) HR-Montage Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság (székhelye: 7622 Pécs, Somogyi Béla utca 2.; cégjegyzékszáma: 02-09-077396, a továbbiakban: „Társaság”) jelen szabályzatának (a továbbiakban: „Szabályzat”) célja, hogy a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban: „Panasztörvény”) alapján meghatározza a Társaság visszaélés-bejelentési rendszerének létrehozására és működésére, valamint a visszaélés- bejelentési rendszer működéséért felelős személy jogállására és eljárására vonatkozó szabályokat.
Jelen szabályzatot, és annak minden módosítását a(z) ügyvezető hagyja jóvá.
Hatályos: 2023.07.24. napjától
2. Definíciók
Foglalkoztatásra irányuló jogviszony: minden olyan jogviszony, amelyben a foglalkoztatott a foglalkoztató részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez vagy önmaga foglalkoztatását végzi;
Foglalkoztató: a Társaság, aki természetes személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztat;
Foglalkoztatott: az a természetes személy, aki a foglalkoztató számára és annak irányítása alatt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi;
Felelős: A Foglalkoztató által kijelölt, a belső visszaélés-bejelentési rendszert működtető pártatlan személy vagy szervezet.
Bejelentő: Aki a 3. pontban meghatározottak alapján a belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet.
Panasz: A panasz olyan kérelem, amely egyéni jog- vagy érdeksérelem megszüntetésére irányul, és elintézése nem tartozik más – így különösen bírósági, közigazgatási – eljárás hatálya alá. A panasz javaslatot is tartalmazhat.
Közérdekű bejelentés: A közérdekű bejelentés olyan körülményre hívja fel a figyelmet, amelynek orvoslása vagy megszüntetése a közösség vagy az egész társadalom érdekét szolgálja. A közérdekű bejelentés javaslatot is tartalmazhat.
Bejelentés: Panaszt vagy Közérdekű bejelentés tartalmazó szóbeli vagy írásbeli közlés, a belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információ bejelentésével.
3. A Bejelentés folyamata, kapcsolódó információk
3.1. A belső visszaélés-bejelentési rendszert a Foglalkoztatónál egy erre a célra kijelölt, pártatlan személy működteti, akit az ügyvezetők együttesen jogosultak kinevezni, illetve a kinevezést visszavonni.
A Felelős személy: a Társaság mindenkori megfelelőségi felelőse (Compliance officer)
A Bejelentés megtételének helye:  https://rebrand.ly/5llij8e 
3.2. A belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.
3.3. A belső visszaélés-bejelentési rendszerben Bejelentést tehet
a) a Foglalkoztató által Foglalkoztatott,
b) az a Foglalkoztatott, akinek a Foglalkoztatónál fennálló Foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt, és
c) a Foglalkoztatóval Foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.
d) az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a Foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban áll,
e) a Foglalkoztató tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a Foglalkoztató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
f) a Foglalkoztatóval szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,
g) a Foglalkoztatónál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
h) a Foglalkoztatóval a d), e) vagy g) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és
i) az a személy, akinek a d), e) vagy g) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a foglalkoztatóval megszűnt.
3.4. A Bejelentő a Bejelentést írásban teheti meg.
3.5. A Bejelentőszemélyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik.
3.6. A Felelős a belső visszaélés-bejelentési rendszerben tett írásbeli Bejelentés kézhezvételétől számított hét napon belül köteles a Bejelentés megtételéről visszaigazolást küldeni a Bejelentő számára. A visszaigazolás keretében a Bejelentő részére általános tájékoztatást kell nyújtani az eljárási és adatkezelési szabályokról. Szóbeli bejelentés esetén a Bejelentés eredményes kivizsgálása érdekében a Bejelentő a nevét, lakcímét, telefonszámát és/vagy e-mail címét köteles megadni, ennek hiányában a bejelentés kivizsgálása mellőzésre kerül.
3.7. A Felelős a Bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a Bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül köteles kivizsgálni, ezen határidőt különösen indokolt esetben, a Bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet meghosszabbítani. A Bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbítása indokairól kell tájékoztatni. A Bejelentés kivizsgálásának és a Bejelentő tájékoztatásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot.
3.8. A Bejelentés kivizsgálása során a Felelős kapcsolatot tart a bejelentővel, ennek keretében a Bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a Bejelentőt.
3.9. Amennyiben nyilvánvalóvá vált, hogy a Bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, Felelős köteles a jogosult szerv, vagy személy felé a szükséges intézkedéseket megtenni, és jogosult a Bejelentő személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére átadni, valamint ha alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott a Bejelentő, annak személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni, a jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet szenvedett személy egyidejű tájékoztatásával.
3.10. Az a Bejelentő, aki nyilvánvalóan rosszhiszeműen vagy ismételten alaptalanul tesz Bejelentést, annak viselnie kell továbbá a Társaság oldalán ezzel kapcsolatban felmerülő többletköltségeket.
3.11. A Bejelentés kivizsgálása mellőzhető, ha
a) a Bejelentést azonosíthatatlan Bejelentő tette meg,
b) a Bejelentést nem, a jelen Szabályzat 3.3. pontjában meghatározott, arra jogosult személy tette meg,
c) a Bejelentés ugyanazon Bejelentő által tett ismételt, a korábbi Bejelentéssel azonos tartalmú Bejelentés, illetve
d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a Bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy jogainak a Bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.
3.12. A Bejelentés kivizsgálása során a Felelősnek értékelnie kell a Bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hoznia azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a jelen Szabályzat 3.2. pontban meghatározott visszaélések orvoslására.
3.13. Ha a Bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor a Felelősnek intézkednie kell a feljelentés megtételéről.
3.14. A Felelős a Bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a Bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a Bejelentőt írásban tájékoztatja. Az írásbeli tájékoztatás mellőzhető, ha a Felelős erről a Bejelentőt szóban tájékoztatta, aki a tájékoztatást tudomásul vette.
4. Bejelentők védelme
4.1. Minden, a Bejelentő számára hátrányos intézkedés,
a) amelyre a Bejelentés jogszerű megtétele miatt kerül sor és
b) amelyet a 3.3 pontban meghatározott jogviszonnyal vagy kapcsolattal összefüggésben valósítanak meg, jogellenesnek minősül akkor is, ha egyébként jogszerű lenne.
4.2. Hátrányos intézkedésnek minősül a Bejelentő számára hátrányos cselekmény vagy mulasztás, különösen
a) a felfüggesztés, a csoportos létszámcsökkentés, a felmondás vagy ezekkel egyenértékű intézkedések;
b) a munkaköri feladatok átruházása, a munkavégzés helyének megváltoztatása, a bércsökkentés, a munkaidő megváltoztatása;
c) a képzés megtagadása;
d) a negatív teljesítményértékelés vagy munkareferencia;
e) a foglalkoztatásra irányuló jogviszonyára vonatkozó törvény szerinti bármely hátrányos jogkövetkezmény – így különösen fegyelmi intézkedés, megrovás, pénzügyi szankció – alkalmazása;
f) a kényszerítés, a megfélemlítés, a zaklatás vagy a kiközösítés;
g) a hátrányos megkülönböztetés, hátrányos vagy tisztességtelen bánásmód;
h) a határozott idejű foglalkoztatásra irányuló jogviszony határozatlan idejűvé átalakításának elmulasztása, ha a Foglalkoztatott jogszerű elvárása az volt, hogy foglalkoztatásra irányuló jogviszonyát határozatlan idejűvé változtatják;
i) a határozott idejű munkaszerződés megújításának elmulasztása vagy annak idő előtti megszüntetése;
j) a károkozás, amely magában foglalja a személy jóhírnevének megsértését vagy a pénzügyi veszteséget, beleértve az üzleti lehetőség elvesztését és a bevételkiesést is;
k) az olyan intézkedés, amelynek eredményeképpen okkal következik, hogy az adott személy a jövőben foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt a foglalkoztatásra irányuló jogviszonya szerinti ágazatban nem létesíthet;
l) az egészségügyi alkalmassággal összefüggő vizsgálat előírása;
m) az áru- vagy szolgáltatási szerződés idő előtti megszüntetése vagy felmondása, és
n) az engedély visszavonása.
4.3. A 4.2. pont szerinti hátrányos intézkedéssel összefüggő hatósági vagy bírósági eljárás során – ha a Bejelentő a Bejelentés megtételének jogszerűségét bizonyítja –
a) vélelmezni kell, hogy a hátrányos intézkedésre a Bejelentés jogszerű megtétele miatt került sor, és
b) a hátrányos intézkedést hozó személyt terheli annak bizonyítása, hogy a hátrányos intézkedés megtételére alapos indokkal és nem a Bejelentés jogszerű megtétele miatt került sor.
4.4. A Bejelentés jogszerű megtétele esetén a Bejelentő nem tekinthető a törvény által védett titok nyilvánosságra hozatalával összefüggő korlátozást vagy más, az információfelfedésre vonatkozó jogszabályi korlátozást megszegőnek, és az ilyen Bejelentés tekintetében nem terheli felelősség, ha a Bejelentő alapos okkal feltételezte azt, hogy a Bejelentés szükséges volt a Bejelentéssel érintett körülmények feltárásához.
4.5. A Bejelentés jogszerű megtétele esetén a Bejelentőt nem terheli felelősség a Bejelentésben szereplő információk megszerzése vagy az azokhoz való hozzáférés tekintetében, kivéve, ha a Bejelentő az információk megszerzésével vagy az azokhoz való hozzáféréssel bűncselekményt követett el. A Bejelentő a Bejelentés jogszerű megtételéért nem vonható felelősségre, ha a Bejelentő alapos okkal feltételezte azt, hogy a Bejelentés szükséges volt a Bejelentéssel érintett körülmények feltárásához. A Bejelentő az 4.4.-5. pontban foglaltakra valamennyi hatósági vagy bírósági eljárás során – a Bejelentés megtétele jogszerűségének bizonyítása mellett – hivatkozhat.
4.6. A Bejelentés megtétele jogszerű, ha
a) a Bejelentő a bejelentését a Visszaélés-bejelentési rendszerben, a jelen Szabályzatban, illetve a Panasztörvényben meghatározott szabályok szerint tette meg;
b) a Bejelentő a Bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információt a munkavégzéssel kapcsolatos tevékenységével összefüggésben szerezte, és
c) a Bejelentő alapos okkal vélelmezte, hogy a Bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információ a Bejelentés időpontjában valós volt.
4.7. A Bejelentőre vonatkozó védelemben részesül, aki
a) a jogszerű Bejelentést tevő Bejelentő részére segítséget nyújt a Bejelentés megtétele során,
b) a jogszerű Bejelentést tevő Bejelentővel kapcsolatban álló olyan személy – így különösen a bejelentő munkatársa vagy családtagja -, akit a 4.2. pont szerinti hátrányos intézkedés érhet.
5. Adatkezelésre vonatkozó szabályok
5.1. A belső visszaélés-bejelentési rendszerben megvalósuló adatkezelésre a Panasztörvény, az Európai Parlament és a Tanács 2016. április 27-i (EU) 2016/679 rendelete a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről („GDPR”), az információs önrendelkezési jogról és információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény („Info. törvény”), a jelen Szabályzat, illetve – amennyiben az előbb felsorolt jogszabályokkal, illetve Szabályzattal nem ellentétes, a Társaság https://www.prohuman.hu/documents/hu/privacy_policy.pdf címen elérhető adatkezelési tájékoztatója (a továbbiakban: „Adatkezelési Tájékoztató”) –  irányadók.

5.2. A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között

a) a Bejelentőnek,
b) annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a Bejelentésre okot adott,
c) annak a személynek, aki a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet,
a Bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai – ideértve a jelen Szabályzat 1. számú mellékletében felsorolt személyes adatokat – kizárólag a Bejelentés kivizsgálása és a Bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők (az adatkezelés célja), és a Bejelentés kivizsgálásában esetlegesen közreműködő bejelentővédelmi ügyvéd, illetve külső szervezet részére továbbíthatóak. A Bejelentés kivizsgálásához szükségtelen személyes adatokat a Felelős haladéktalanul törli.
5.3. A jelen Szabályzatban meghatározott adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja – a Társaságra vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése –, a személyes adatok különleges kategóriájába tartozó személyes adatok esetén a GDPR 9. cikk (2) bekezdés f) pontja – az adatkezelés jogi igények megállapításához, érvényesítéséhez, illetve védelméhez szükséges.

5.4. A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt személyes adatok csak a Bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatóak át, ha e szerv annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a Bejelentő hozzájárult. A Bejelentő személyes adatai hozzájárulása nélkül nem hozhatóak nyilvánosságra.

5.5. Amennyiben nyilvánvalóvá vált, hogy a Bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére át kell adni, valamint ha alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.

5.6. Ha a Bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a Bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.

5.7. A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kizárólag a továbbítás címzettje által tett, a Bejelentésre vonatkozó, a jelen Szabályzat és a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások figyelembevételével kerülhet sor.

5.8. A belső visszaélés-bejelentési rendszert úgy kell kialakítani, hogy a személyazonosságát felfedő Bejelentő, valamint a Bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg. A Felelős a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a Bejelentés tartalmára és a Bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat – a Bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – a Foglalkoztató más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg.

5.9. A Bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a Bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. A tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítani kell, hogy a Bejelentésben érintett személy a Bejelentéssel kapcsolatos álláspontját jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá. A Bejelentésben érintett személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a Bejelentés kivizsgálását. A fentiek arra a személyre is alkalmazandóak, aki a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet.

5.10. Ha a vizsgálat alapján a Bejelentés nem megalapozott vagy további intézkedés megtétele nem szükséges, a Bejelentésre vonatkozó személyi adatokat a vizsgálat befejezését követő 60 napon belül a Társaság törli.

5.11. Ha a vizsgálat alapján intézkedés megtételére kerül sor – ideértve a Bejelentővel szembeni jogi eljárás vagy fegyelmi intézkedés megtétele miatti intézkedést is – a Bejelentésre vonatkozó adatokat a Társaság legfeljebb a Bejelentés alapján indított eljárások jogerős lezárásáig kezeli.

5.12. A jelen Szabályzattal összefüggő adatkezelésre egyebekben – ideértve különösen az adatkezeléssel kapcsolatos érintetti jogokat és azok érvényesítését – az Adatkezelési Tájékoztató rendelkezései az irányadóak.

5.13. Ha a Foglalkoztató a munkavállalói személyiségi jogára vonatkozó korlátozást alkalmaz, amely korlátozás a munkaviszony rendeltetésével közvetlenül összefüggő okból feltétlenül szükséges és a cél elérésével arányos feltételekkel a közérdeket vagy nyomós magánérdeket védő magatartási szabályokat állapít meg, ezek megsértése a belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelenthető.

5.14. A jelen szabályzatban rögzített kötelezettségek megsértése esetén a foglalkoztatást elősegítő szolgáltatásokról és támogatásokról, valamint a foglalkoztatás felügyeletéről szóló 2020. évi CXXXV. törvény szerinti rendelkezések irányadóak.

URL: https://rebrand.ly/5llij8e